Vrijeme dopisivanja i ocekivanja pisama je zadobilo potpuno drugi kontekst unapredenjem tehnologije. Umjesto poštara danas ocekujemo malu, bijelu kovertu na dnu monitora. Iako je u velikoj mjeri komunikacija olakšana, moramo biti svijesni da i elektronicka pošta zahtjeva odredena pravila ponašanja i pisanja.

Jasno formulirajte  adresu i „subject”

Pored jasno formulirane adrese primaoca, bitan segment e-mail-a je „subject” tj. naslov maila koji sluzi kako biste u par rijeci formulirali temu o kojoj pišete u samom pismu. Naslov maila je vazan jer veliki broj pisama koji se šalju u svojstvu reklame budu izbrisani, zato jasno naznacite što zelite kazati pismom koje šaljete. Naslov maila  treba biti dobar i primamljiv jer ce, na taj nacin, odmah privuci ljude da procitaju mail  i dati im jasnu sliku o cemu se u mailu govori.

Ako je u pitanju, npr. bitan mail koji biste htjeli poslati poslovnom partneru, naslov maila treba ukazivati na to. Isto tako, ako je u pitanju mail sa nekom šalom, naslov je taj koji to treba otkriti, jer tako odmah mozete uvidjeti da je to nešto što mozete procitati i u pauzi. Još jedan razlog zašto naslov mora biti jasan je da bi ljudi kasnije u pretincu  sa primljenom poštom (inbox-u) ili pretincu za poslanu poštu (outbox-u) lakše našli odredeni mail.

Pismo zapocnite pozdravom a završite potpisom

E-mail se kao i sva pisma zapocinje ljubaznim pozdravom (Poštovani XY, Cjenjeni XY). Ispod pozdrava bi trebao stajati uvod kojim biste svog “sugovornika” uveli u osnovni sadrzaj i cilj pisma tj. poruku. Poruka, kao što smo vec i rekli, mora biti veoma precizna, da se ne postavlja pitanje “šta je pisac htio kazati ovim pismom”.

Zakljucak kojim završavate pismo sluzi da jasno naglasite šta zelite postici. Na samom dnu završenog pisma trebao bi stajati  vaš potpis koji ukljucuje i vašu poziciju u kompaniji za koju radite i vaš sluzbeni kontakt.

Poštujte privatnost tudih mailova

Kad ste u prilici da mail šaljete na veliki broj adresa (ovo je cest slucaj kad se šalju šaljivi mailovi prijateljima), mozda je bolje da ne stavljate 15-20 mail adresa u polje “to” nego da formirate grupu prijatelja u okviru svog mail naloga. Na ovaj nacin primaoci nece vidjeti spisak adresa svih ljudi koji su, takode, primili taj mail. Druga opcija je da stavite adrese u “bcc” umjesto u polje “to”. Ljudi kojima ste poslali taj mail ce vjerovatno  ga prosljediti dalje, tako da ce mnogo ljudi dobiti spisak mailova vaših prijatelja. Ista pravila vaze i kad prosljedujete (forward) neciji mail na veci broj adresa. U tom slucaju mozete izbrisati iz prosljedenog teksta spisak mailova ljudi koji su taj mail prvobitno dobili. Ovo je i jedan od nacina da se zaštitite od nezeljene pošte tj. „spam”-a.

Pravilno napišite pismo

Pravilno napisano poslovno pismo bi trebalo da bude kratko, jasno i ljubazno. E-mail nije forma komunikacije prilikom koje bi trebali biti detaljni i opširni. U najkracim crtama napišite šta zelite i eventualno zakazite sastanak prilikom kog biste mogli objasniti preostale detalje “oci u oci” ili bar telefonski. Ukoliko je nešto veoma vazno, duzi opis mozete dodati u “attachment”.

Takode je vazno da pismo koje ste napisali bude prije svega pravilno (gramaticki i stilski) uredeno. Osoba koja cita vaše pismo mora odmah spoznati vazne informacije koje ste zeljeli istaknuti. Radi preglednosti tekst mozete podjeliti u manje cjeline, koristeci blok forme.

Izbjegavajte pisanje poverljivih podataka

U samom sadrzaju bi trebalo izbjegavati vazne podatke i informacije za koje smatrate da ne bi trebalo puno ljudi znati, ukoliko to ne mozete izbjeci naznacite to jasno tako da primaoc ima u vidu da je ono što je napisano u pismu namjenjeno iskljucivo njemu.

Oznaka za hitne mailove

Informacije koje su veoma vazne tj. koje bi što prije trebale stici do svog odredišta mozete naglasiti i tako što cete ga oznaciti crvenim usklicnikom ili zastavicom. Ovako ce osoba koja prima mail odmah znati što je vama prioritet.

Trazenje potvrde o primanju maila

Potvrda primanja maila nije uvjek neophodna jer to moze biti zamorno pogotovo ako u toku dana primate puno mailova. Takode, nije rjetka pojava da kolege medusobno razmjenjuju mailove  koji imaju komican sadrzaj, pa ako je potvrda namještena kao obavezna, nece imati smisla jer se u takvim prilikama ona ne ocekuje. Potvrda se, dakle, trazi kada i ukoliko to ima smisla.

Odgovorite na vrijeme

Ukoliko ste vi primili e-mail, vazno je da na njega odgovorite na vrijeme, optimum je oko 24 sata. Naravno, ukoliko niste u mogucnosti, ucinite to što je prije moguce uz dodatno obrazlozenje zbog cega kasnite sa odgovorom, koje takoder, treba biti u kratkim crtama.